Poslanie virtuálnej asistentky, umenie delegovať a prečo do toho ísť

Umenie delegovať považujem za jedno  z najdôležitejších umení v podnikaní,“ hovorí Gabriela Revická, zakladateľka OZ E-ženy, autorka projektu pre kreatívne podnikanie. Dozviete sa, ako má vyzerať nielen správne delegovanie, ale najmä o čom je práca virtuáliek, ako ich s obľubou nazýva Bohumila Ďurišová, lektorka kurzov virtuálnych asistentiek.

Akú dilemu obvykle riešia podnikatelia?

Gabriela: V jednom z mojich projektov, Kouč pre vaše podnikanie, sa často opakuje jedno a to isté. Potrebujete spoločníka, kouča alebo virtuálnu asistentku? Niekedy sme v podnikaní takí unavení a váhaví, že sa rozhodujeme prirýchlo a nie vždy je to želaný zásah. Mám skúsenosti so spoločníkmi, koučom, aj s virtuálnymi asistentkami. Všetky tri varianty majú svoj zmysel, ale považujem za dôležité rozoznať, ktoré rozhodnutie kedy a prečo podporiť.

Aké partnertsvo na podnikateľskej úrovni sa ti najviac osvedčilo?

Gabriela: Niet nad dobrého parťáka, ale najviac sa mi osvedčilo, keď išlo o partnerstvo s vopred dohodnutými pravidlami i s dĺžkou trvania. Kouč je skvelý pre dolovanie nášho potenciálu, niet nad dobre načasovaný koučing, optimálne rozdelený a nadväzujúci. No a virtuálne asistentky, on-line asistentky, s ktorými pracujem od roku 2005, sú nevyhnutnou súčasťou môjho podnikania. Bez nich by som nebola tam, kde som a nedosiahla výsledky, ktoré mám. Alebo, možno aj áno, ale môj život by bol len o práci. A to som nikdy nechcela.

Rada deleguješ?

Rada rozdávam prácu ďalším ľuďom. Pre radosť, pre ich realizáciu, pre peniaze, pestrosť a podporu. Podporujem ich, aj seba. Ak vás zaujíma spôsob, ako to roky robím, odporúčam náš workshop, alebo individuálnu konzultáciu. Dozviete sa nielen ako, ale aj čo všetko sa dá delegovať. Uvoľníte svoje ruky, ramená a zhlboka sa nadýchnete. Keď máte šikovné asistentky, môžete voľnejšie a kreatívnejšie nielen podnikať, ale aj žiť.

Aký je rozdiel medzi klasickou asistentkou a virtuálnou asistentkou?

Gabriela: Vrámci našich školení pre virtuálne asistentky poukazujeme na cestu k slobode v podnikaní. Aj keď je klasická asistentka úplne unikátna, je limitovaná pracoviskom, zväčša aj jedným zamestnávateľom a pevným pracovným časom. Virtuálna asistentka alebo on-line asistentka je vám k dispozícii z pohodlia domova alebo z miesta, kde sa práve nachádza, čo jej ponúka flexibilný pracovný čas. Z toho plynú skvelé výhody pre zamestnávateľa alebo výhody pre firmu. Ak je virtuálna asistentka podnikateľka, teda pracuje na živnosť a platí si vlastné odvody, zamestnávateľ má o jedno zaťaženie menej. Zároveň nie je viazaný voči nej tým, že jej zadáva každý deň prácu na plný pracovný úväzok, čo je pre malé firmy vítaná možnosť spolupráce.

Pre koho je služba určená? Kto je cieľovou skupinou pre využitie virtuálnych asistentiek?

Bohumila: Virtuálna asistenka, on-line asistentka, je podnikateľka (zväčša SZČO), ktorú si najímajú menšie firmy a ponúkajú im určitý objem prác, nie celodenné vyťaženie.

Aké sú hlavné výhody služieb virtuáliek?

Gabriela: Pokiaľ ide o virtuálne asistentky a spolupráce, akú s nimi máme v rámci nášho OZ E-ženy, vnímam výhodu vo viacerých rovinách. Na našom workshope rozoberáme silné a slabšie stránky našich absolventiek a neskôr im ponúkame dodatočnú prax, aby mohli získať certifikát s hlavičkou Inštitútu vzdelávaia E-žien. Učíme ich, aby posilňovali a predávali taký typ služby, v ktorej sa chcú špecializovať, sú v nej dobré a dokážu ju ponúkať so 100% kvalitou. Napríklad, ak nie som dobrá v prepisovaní audiozáznamov, nebudem to robiť. Ak je mojou silnou stránkou písanie rešeršov, zdôrazním túto kvalitu.

V dnešnej uponáhľanej dobe sa hovorí najmä o nedostatku času a peňazí. Rieši virtuálna asistentka podnikateľom aj tieto dve oblasti záujmu? Ak áno, prečo?

Gabriela: Podnikatelia nemusia zamestnávať on-line asistentku  na osem hodín denne,  ale dohodnú si s ňou len taký objem prác, ktorý zvládnu platiť. Čo sa týka nedostatku času – pokiaľ by som nemala virtuálne asistentky, nezvládla by som ani tretinu zo svojich podnikaní a projektov. Čím šikovnejšie asistentky máme v tíme, tým viac času môžem venovať rozvoju nových aktivít, vlastnému rozvoju a aj obchodu. Ak sa v podnikaní naučíme delegovať delegovateľné, môžeme sa venovať vo svojich firmách oblastiam, kvôli ktorým sme do nich vstupovali. Nikto z nás si podnikanie nespájal s kvantom drobných prác, pri ktorých sme mnohí aspoň na nejaký čas zatvrdli. Je dobré, ak vieme  vystavovať faktúry, chodiť na poštu, nahadzovať fotografie a články na webstránku, ale pri podnikaní je nutné myslieť aj na stratégie, zabezpečenie financií, plánovanie, kľúčové stretnutia, a podobne. Ak robíme operatívu a nie to, čo prináša nášmu podnikaniu financie, môže to naše podnikanie ohroziť.

V akých oblastiach podnikania sa dajú tieto služby využiť a aké sú priemerné náklady na ňu?

Bohumila: Spolupráca s virtuálkami je naozaj mimoriadne pestrá, takmer bez obmedzenia, je to vecou dohody medzi podnikateľom a on-line asistenkou. Naša spolupráca s virtuálnymi asistentkami začína niekde pri 30€ a čo sa týka vrchného stropu, ten nie je nijako firnančne limitovaný.

Do akej miery sa tieto služby využívajú na Slovensku?

Gabriela: Kamkoľvek vstúpim, pýtam sa podnikateľov, dokonca aj veľkých firiem, prečo nedelegujú, prečo sa trápia prácami, ktoré by mohli za nich robiť iní. Veď všetci túžia po práci a keď robíme to, čo nás baví, dokážeme mať efektívnejšiu prácu.

Aké vzdelanie je potrebné nato, aby sa záujemca/kyňa mohla stať virtuálnou asistentkou?

Gabriela: Minimálne stredoškolské, podmienkou je hlavne veľmi dobrá znalosť slovenského jazyka a gramatiky. Akékoľvek ďalšie zručnosti sú vítané, podľa ich rozsahu môžete svojim klientom  pripraviť ponuku vašich služieb. Ak viete adminovať web alebo robiť jazykové korektúry, máte základy grafiky – čokoľvek viete a ste v tom dobrá, ponúkajte svoje služby ďalej.

Aké kuriózne prípady by ste vypichli? 

Bohumila: Raz sa mi stalo, že chcel klient zmestiť 26-stranový článok na jednu stranu a nenechal si vyhovoriť, že nie som Copperfield. Nakoniec sme našli spoločné riešenie, samozrejme, že stránok bolo viac.

Raz som prekladala do češtiny návody na špeciálne stroje pre čistenie brzdovej kapaliny vozidiel. Táto téma mi bola úplne cudzia, no dala som sana to. Návody som preložila, iba jedno slovo som nevedela. Písala som klientovi, že to slovo nepoznám. Veľmi sa smial, bol to špecifický slangový výraz pre nejaké nožnice a vlastne ani oni ho nemali v texte použiť.

Inak sa mi stalo, že som raz niečo aktualizovala na webe e-žien a zmazala som omylom text z úvodnej stránky a potom som ho musela manuálne opisovať. Našťastie som mala rovnakú stránku otvorenú v druhom okne a len som sa modlila, aby som omylom nespravila refresh.

Naposledy som nahadzovala novému klientovi články na web podla inštrukcií, a jeden z obrázkov sa mi zdal, že je dosť malý oproti ostatným, no inštrukcie boli dať do článku všetky obrázky. Klient sa smial, ako super som to nahodila, len ten malý bol obrázok z podpisu, nepatril tam. Stiahla som všetky prílohy vrátane podpisového obrázka. Človek sa učí na základe chýb. 

Môže byť virtuálnou asistentkou aj muž?

Gabriela & Bohumila: Bez problémov! Dokonca by sme virtuálneho asistenta rady uvítali!

Ako mám istotu, ako podnikateľ, že virtuálna asistentka je skutočne kvalifikovaná, schopná a šikovná pracovná sila? Je nejaká záruka dobre odvedenej práce? Existuje nejaký register kvalitných virtuálnych asistentiek?

Gabriela: V spolupráci s portálom Jaspravim.sk, ktorý je partnerom Eženy.sk pre projekt Virtuálne asistentky, pripravujeme zoznam virtuálnych asistentiek, ktoré prešli našim školením a absolvovali aj povinnú prax v našom prostredí.  Na  Ezeny.sk sme pre Virtuálne asistentky vytvorili klub, združujúci asistentky, ktoré sa tejto práci venujú. Úplne ideálne však je, keď vieme, akú on-line asistentku hľadáte a my sa vám ju pokúsime nájsť.

Rozhovor pripravila Adela Jasenovcová